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15 mars 2022
Usages RHExpérience employé

Simplifiez et fluidifiez vos onboarding grâce à un chatbot RH

Comment faciliter l'onboarding d'un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) dans votre entreprise ? Quels processus RH peuvent être adaptés et quelles solutions peuvent être mises en place ? Ou plus simplement, comment correctement accueillir un(e) nouvel(le) arrivant(e) en limitant le nombre de ressources mobilisées ?

Autant de questionnements qui préoccupent les services de Ressources Humaines et auxquels il est primordial de trouver des réponses pertinentes. Parmis elles, on peut trouver l'intégration d'un chatbot RH qui en plus d'apporter des solutions aux sujets d'onboarding de nouvelles recrues, traite aussi plus largement de nombreuses thématiques RH.



Une digitalisation de l'entreprise


Nous savons que le monde de l'entreprise n'échappe pas aux défis de la société actuelle dont la digitalisation fait partie. En effet, pour rester performantes, les organisations doivent faire évoluer leurs processus et ainsi s'adapter à leur environnement.

Contrairement à ce que craignent certain(e)s, cette numérisation n'est pas forcément synonyme de perte de lien, d'empathie et d'humanité, qui sont des aspects particulièrement importants dans le domaine des Ressources Humaines. Tout l'enjeu réside dans sa mise en place. En gardant l'intérêt des employés et nouveaux collaborateurs à l'esprit, chacun des changements peut ainsi être pensé intelligement et appliqué sans resistance.

Cette démarche peut s'effectuer à l'aide d'un chatbot RH qui permet notamment de soulager les Responsables RH en leur évitant de répondre à des questions chronophages pour lesquelles ils ont peu de valeur ajoutée, mais pas seulement. Côté employé, le chatbot leur procure une réponse rapide, 24h/24, 7j/7 et peut s'adresser à plusieurs utilisateurs(trices) simultanément. Tout le monde y trouve donc son compte !



L'humain au centre des décisions


Mais pour s'assurer que tout le monde y trouve véritablement son compte, il faut que l'humain reste au coeur des décisions. Le domaine des Ressources Humaines nécessite une certaine compréhension des talents, des compétences et des personnalités qu'il faut mettre à profit lors des recrutements mais aussi des onboarding pour faciliter l'intégration rapide des nouveaux(elles) collaborateurs(trices).

En identifiant les informations importantes, en anticipant les craintes, doutes et en clarifiant les points d'incompréhension, il est possible de transmettre les bonnes clés aux nouveaux arrivants en en alimentant le chatbot. Il peut donc répondre efficacement à chacun(e) et les accompagner de manière autonome.



Aller plus loin dans la réflexion


N'offrir que de simples réponses est parfois un peu sommaire. Il est plus intéressant de pousser la réflexion plus loin et de penser à un véritable parcours d'arrivée. Construire par exemple un cheminement complet dès l'arrivée du(de la) nouveau(elle) collaborateur(trice), grâce au chatbot notamment. Lui offrir plusieurs possibilités, anticiper ces interrogations en lui proposant un menu avec toutes les informations dont il/elle pourrait avoir besoin.


Chez Wikit, on a créé Loulou, notre chatbot interne ! Il prend en charge les actualités de l'équipe (informations clés du mois, les anniversaires, etc.) mais aussi et surtout un accueil complet des nouveaux membres de la team.

Loulou propose par exemple :

🤖 une description de Wikit, sa création, son histoire, ses valeurs, bref, ce qui fait que l'entreprise Wikit est ce qu'elle est !

📸 une présentation de chaque membre de l'équipe avec une photo, un descriptif de son poste et de ce en quoi il consiste et une petite phrase sur ce qui le caractérise !

📅 des précisions sur le fonctionnement quotidien (les horaires journaliers, la pause de midi, le télétravail, les congés, la paie, etc.)

🛠 un guide des accès et outils (badge, wifi, imprimante, accès à Slack, Teams et autres outils utilisés par la team Wikit)

⚙️ des précisions sur notre produit (son fonctionnement, le lexique employé par la team, etc.)


Et bien d'autres !

Bien sûr, la taille de votre organisation définira le type de parcours et de contenus que vous pourrez mettre en place ! Pour de grandes entreprises avec de nombreux collaborateurs, chaque membre de l'équipe ne pourra peut-être pas être présenté par le chatbot, mais celui-ci pourra tout de même transmettre des informations sur le fonctionnement quotidien de chaque service mais aussi de l'entreprise au global, parler de sa création, son histoire et ses valeurs et ainsi être le parfait outil de communication interne !


En conclusion...


L'idée est donc d'inscrire les Ressources Humaines dans cette démarche de digitalisation grâce à un chatbot RH tout en se concentrant plus que jamais sur l'aspect humain et l'expérience des nouveaux arrivants durant leur onboarding !

D'ailleurs, vous pouvez également miser sur un (ou plusieurs) chatbot(s) éphémère(s) pour dynamiser votre communication interne (voyez par vous mêmes dans notre article sur le sujet) ! Ils permettent notamment de créer une certaine cohésion et de mettre un peu d'animation au sein de votre entreprise. Les employés, nouveaux comme anciens, apprécient fortement !